Norma de uso del canal ético

SEUR, S.A. y GEOPOST ESPAÑA, S.L., y las sociedades integradas en sus respectivos Grupos (en adelante, “SEUR”) han habilitado un mecanismo que permite a los empleados y, con las condiciones que más adelante se detallan, a terceros, comunicar de forma confidencial o anónima, los incumplimientos del Código Ético de Seur  (disponible en su versión más actual en www.seur.com/...), así como cualquier hecho presuntamente delictivo o acto fraudulento o irregular del que se tenga conocimiento y, en general, todo tipo de consultas relacionadas con el contenido de aquel código (el “Código Seur”) o las normas y políticas que lo desarrollan. .
 
Este mecanismo es el denominado “Canal Ético” cuyas normas de funcionamiento (las “Normas de Funcionamiento”) se recogen a continuación.

Las Normas de Funcionamiento regulan la habilitación y puesta a disposición del Canal Ético, así como el régimen de derechos, deberes, garantías, términos y condiciones de acceso y uso del mismo por parte de sus usuarios.
 
Las Normas de Funcionamiento son complementadas por las condiciones de uso (las “Condiciones”) de la página web de SEUR (www.seur.com), que serán plenamente aplicables al acceso y uso del Canal Ético en todo aquello que no resulte modificado o sea incompatible con lo establecido en estas Normas de Funcionamiento.
 
Seur se reserva el derecho a modificar la presentación, configuración, funcionamiento y contenido del Canal Ético, las Condiciones y las Normas de Funcionamiento.

El acceso y/o utilización del Canal Ético supone la aceptación plena y sin reservas de las presentes Normas de Funcionamiento y de las Condiciones de la página web y de la intranet de Seur.
 
SEUR, a través de su Comité Ético, tendrá la consideración de administrador del Canal Ético, pudiendo delegar su gestión,  reservándose la facultad de interpretación en caso de duda o discrepancia en la utilización del mismo.

A través del Canal Ético, cualquier persona podrá presentar la oportuna comunicación o denuncia en caso de detectar algún tipo de incumplimiento o vulneración del Código Ético de SEUR.
 
El Canal Ético se habilita pues con el fin de poner a disposición de los empleados de SEUR, y de terceros con las condiciones que más adelante se detallan, un mecanismo que les permita comunicar de forma confidencial o anónima, las irregularidades de potencial trascendencia con respecto al Código Ético, así como cualquier hecho presuntamente delictivo o acto fraudulento o irregular. A este respecto, se adjunta como Anexo I el listado enunciativo de conductas potencialmente denunciables.
 
Asimismo, a través del Canal Ético, podrán formularse consultas relacionadas con el contenido del Código Ético. 

El acceso y uso del Canal de Ético está reservado a los empleados de SEUR sin perjuicio de que se puedan admitir otras comunicaciones o denuncias de terceros ajenos a Seur (proveedores, agentes, clientes, etc.), siempre que cumplan con los requisitos recogidos en este documento (los “ Usuarios”).
 
Los empleados de Seur deberán comunicar cualquier hecho que suponga la vulneración de los principios recogidos en el Código Ético y aquellas conductas que sospechen delictivas o irregulares, con independencia de su tipología.

6.1. Acceso al Canal Ético

Los Usuarios podrán acceder al Canal y realizar su comunicación o denuncia a través de la intranet corporativa, de la web corporativa y del correo postal, todo ello sin perjuicio de la posibilidad de efectuar la correspondiente comunicación directamente, en persona, ante el propio Comité Ético o el órgano encargado de la gestión del Canal.

6.2. Contenido mínimo y características del escrito de denuncia

Para su admisión y adecuada tramitación, las comunicaciones o denuncias deberán contener necesariamente los siguientes datos:

a) Identidad del denunciante, con nombre y apellidos, y número de documento nacional de identidad.

b) Identidad del denunciado, indicando el nombre y apellidos y, si fuera posible, la posición que ocupa en SEUR.

c) Exposición sucinta de los hechos o argumentos que sustenten la comunicación o denuncia, indicando si fuera posible la vulneración apreciada del Código Ético.

d) Lugar, fecha y firma, sólo en el supuesto de que se opte por el envío postal. En esta modalidad de envío, podrá seguirse el formulario que figura en el Anexo II del presente documento.
 
Asimismo, el Canal Ético permite la formulación de comunicaciones o denuncias en las que no consten los datos del denunciante. No obstante, este tipo de denuncias nunca podrán servir como única prueba de la comisión de una irregularidad o un delito.

El Comité Ético velará para que no se produzca ningún tipo de represalia sobre aquél o aquéllos que hubiesen planteado de buena fe sus consultas, denuncias o quejas. Si se confirmase que dichas personas han sido objeto de represalias, los autores de las mismas serán objeto de investigación y, en su caso, de sanción.
 
Igualmente, el Comité Ético garantizará en todos los casos la máxima confidencialidad en los procesos de investigación de las denuncias recibidas, a los efectos de proteger la identidad de los denunciados y su reputación en el seno de la Corporación, informando, tan sólo, a las personas estrictamente necesarias en el proceso.
 
De acuerdo con lo anterior nada impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la comunicación o denuncia es falsa y que la persona que la ha realizado es consciente de su falsedad. A este respecto, debe advertirse que el mal uso del Canal podrá suponer la comisión de un delito de injurias o calumnias o la responsabilidad civil por la lesión del derecho al honor. 

Conforme al objeto y finalidad del Canal Ético, este constituye un medio de comunicación entre los Usuarios y SEUR para la denuncia de prácticas contrarias al Código Ético, así como de cualquier hecho presuntamente delictivo o acto fraudulento o irregular y la formulación de consultas.
 
El Canal Ético no podrá ser utilizado para otros fines más que para los que ha sido creado.

El contenido relativo a la seguridad y protección de datos de carácter personal incluido en las Condiciones de la página web de Seur (www.seur.com) será de aplicación al Canal Ético. En particular, los datos personales facilitados por los denunciantes se tratarán por Seur con total confidencialidad. En cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (“LOPD”) cualquier persona que haya sido objeto de denuncia será informada sobre dicha circunstancia, del hecho del que se le acusa, de los departamentos y terceros que podrán ser destinatarios de la comunicación o denuncia.
 
Asimismo, se informará al denunciado acerca de cómo ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, de conformidad con la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal. Esta comunicación deberá remitirse al denunciado en el plazo máximo de tres meses desde la recepción de la denuncia o en menor plazo conforme a la legislación que, en su caso, resulte aplicable.
 
Los denunciantes y denunciados podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en la dirección de correo electrónico que a tal efecto se establece en el Canal Ético. En cualquier caso, Seur, como garantía de confidencialidad al denunciante, confirma que el ejercicio del derecho de acceso del denunciado estará limitado a los propios datos de carácter personal objeto de tratamiento, sin que se pueda entender incluido dentro del ejercicio de ese derecho los datos relativos al denunciante.